De kerntaak van Human Resources Management is te garanderen dat Bouwinvest de benodigde mensen heeft om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren, en een organisatie heeft die dit faciliteert. Strategische personeels- en opvolgingsplanning zijn belangrijke onderdelen van de planningscyclus van HR. In het verlengde hiervan wordt gewerkt aan zaken als persoonlijke ontwikkelingsplannen, mobiliteitsplannen, interne overplaatsingen, werving en behoud van personeel. De jaarlijkse planningscyclus is een cascade, die begint bij de fonds- en ondernemingsplannen en via afdelingsdoelen uitmondt in individuele plannen en evaluatierondes. Meer dan ooit is verandering de enige constante. Organisatorische veranderingen zijn daarom gericht op het vergroten van de flexibiliteit op verschillende niveaus binnen de organisatie als geheel, binnen afdelingen en binnen individuele functies. Om dit te bereiken richt Bouwinvest zich op processen in plaats van hiërarchie. Om succes te bereiken moeten we mensen verantwoordelijkheid geven. De veranderingen op de werkvloer eisen veel van ons, en de inbreng van ieder individu is nodig, wil Bouwinvest vooruitkomen en tegelijkertijd de controle strak in handen houden, conform de eisen van onze investeerders en toezichthouders (De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten). De organisatiebrede uitwisseling van informatie en kennis is van vitaal belang, en vereist continue investering in faciliterende IT-systemen en verkenning van de toenemende toepassingsmogelijkheden van informatie. Veilig omgaan met informatie is inmiddels een integraal onderdeel geworden van al onze IT-training en van onze jaarlijkse compliance-training.
Belangrijke HRM-ontwikkelingen in 2015
HR-cyclus
Uit de jaarlijkse HR-cyclus is gebleken dat Bouwinvest beschikt over een toekomstbestendig personeelsbestand en dat voor alle sleutelposities vervanging voor de korte termijn geregeld is. Daarnaast hebben we zicht gekregen op ons groeipotentieel. Bij de halfjaarlijkse functioneringsgesprekken hebben we ambities van individuele werknemers gekoppeld aan de toekomstige behoeftes van de onderneming. Wij bieden de desbetreffende mensen functiegerelateerde ontwikkeling en talentontwikkeling aan, onder andere via kansen bij interne projecten. Daarnaast organiseren we een speciaal programma voor high potentials. Bewustwording van potentieel en ambitie leidt tevens tot een grotere interne mobiliteit. Als er ook goede ontwikkelmogelijkheden worden geboden, verhoogt dit de werknemerstevredenheid.
IT en informatie
Dit jaar introduceerden we een document management systeem om organisatiebrede uitwisseling van informatie te vergemakkelijken en tegelijkertijd de kwaliteit van digitale documentatie te verhogen. Het systeem heeft veel mogelijkheden en vereist een andere aanpak van documenten en digitale archieven. De uitrol van het systeem door de hele organisatie zal naar verwachting nog een jaar duren, waarna mogelijk nog twee jaar nodig zullen zijn om het volle potentieel van het systeem te benutten.
Operationele excellentie en integriteit
Het management stelt ieder jaar een of twee centrale thema’s vast, waarvoor van afdelingen en individuele medewerkers wordt verwacht dat zij deze vertalen naar hun werkzaamheden. In 2015 waren de thema’s operationele excellentie en integriteit.
Het thema operationele excellentie heeft bedrijfsbreed een indrukwekkende variëteit aan initiatieven opgeleverd, uiteenlopend van kostenbesparende maatregelen inzake lopende contracten via herziene interne samenwerkingsovereenkomsten tot innovatieve onderzoeksinitiatieven. Integriteit bleek opnieuw een integraal onderdeel van het DNA van de organisatie. Afdelingen formuleerden moeiteloos passende eisen en namen enthousiast deel aan trainingen over dilemma’s op het gebied van compliance.
Innovatie
Bouwinvest wil echte verandering op gang brengen door mensen verantwoordelijkheid te geven. Door zaken te delegeren naar het laagst mogelijke niveau, verplaatsen we steeds meer verantwoordelijkheid naar het individu. We gaan zelfs een stap verder, door participatie van medewerkers op managementniveau aan te moedigen. Dit resulteert in verfrissende inzichten en innovatieve ideeën. Collega’s uit verschillende afdelingen en lagen in de hiërarchie werken samen aan projecten, bijvoorbeeld op het gebied van procesontwerp, het opstellen en bijwerken van interne regels en de selectie en implementatie van nieuwe IT-applicaties. In het afgelopen jaar heeft de afdeling HRM de leden van Young Bouwinvest!, onze club voor jonge talenten, gevraagd om te kijken naar toekomstige trends op het gebied van werken en een lijst op te stellen met succesfactoren voor HRM waar we op korte termijn mee aan de slag kunnen. Al deze initiatieven werden warm onthaald en mondden uit in de oprichting van een Innovatielab. De bedoeling hiervan is om nu door de hele organisatie innovatie te stimuleren en te faciliteren. Innovatie wordt één van de centrale thema’s voor 2016.
Samenwerking is cruciaal
De vastgoedbeleggingssector is mensenwerk: het is volledig afhankelijk van kennis en expertise. En voor de juiste commerciële focus zijn binnen de organisatie zeer hoge niveaus van samenwerking en kennisuitwisseling vereist. De komende jaren zal dit een van de belangrijkste aanjagers van verandering bij Bouwinvest zijn. Samenwerking is al impliciet aanwezig in vrijwel alles wat we doen, maar in de toekomst zal samenwerking expliciet en integraal deel uitmaken van de manier waarop we zakendoen.
Om samenwerking te bevorderen hebben we een open kantoorruimte geïntroduceerd, waarbij we letterlijk barrières hebben weggenomen en mensen uit verschillende delen van de organisatie dichter bij elkaar brengen. Dit initiatief kreeg een extra impuls door de introductie van een flexwerkomgeving waarin veel van onze medewerkers geen vaste werkplek meer hebben.
Communicatie over verandering
Communicatie vervult een sleutelrol bij het bevorderen van samenwerking, reden waarom Bouwinvest de interne communicatie op diverse manieren heeft verbeterd. Wij maken nu optimaal gebruik van interne media, zoals het intranet en diverse in-house nieuwsbrieven, en publiceren vaker nieuwsitems en projectupdates. Mensen zijn nu veel beter op de hoogte van wat er gebeurt in andere delen van de organisatie.
Mensen komen op de eerste plaats
Onze mensen en hun kennis, toewijding en betrokkenheid zijn bepalend voor succes op de lange termijn. Daarom zet Bouwinvest sterk in op de professionele en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Wij willen toegewijde mensen die verantwoording afleggen voor hun resultaten. Maar dit werkt in twee richtingen. We kunnen niet van mensen verwachten dat ze betrokken zijn als wij zelf als organisatie niet dezelfde mate van betrokkenheid aan de dag leggen. Wij voorzien onze mensen van de instrumenten die ze nodig hebben, en zorgen voor een bedrijfscultuur waarin ze zich kunnen richten op hun kerntaken.
Respect, plezier en werk
Wij investeren tijd en geld in de ontwikkeling van professionele en persoonlijke vaardigheden, in uitdagende projecten en in de bevordering van een vitaliteitsprogramma dat diverse individuele sportactiviteiten en groepsactiviteiten omvat. Volgens ons heeft deze betrokkenheid, naast ons commerciële succes, er mede toe bijgedragen dat wij een van de laagste ziekteverzuimpercentages in de vastgoedbranche en zelfs van het Nederlandse bedrijfsleven hebben.
We organiseren voor de hele organisatie ook regelmatig sociale evenementen en netwerkbijeenkomsten. Door het netwerken binnen Bouwinvest te stimuleren, hebben deze evenementen de onderlinge cohesie sterk verbeterd en communicatiebarrières binnen de organisatie weggenomen. Daarnaast krijgen mensen zo de gelegenheid om elkaar ook in een informele sfeer te leren kennen.
Investeren in de toekomst
Wij willen ons als organisatie blijven verbeteren met de mensen die we aan boord hebben, en we willen dat zij met ons mee groeien. We beschikken al over een strategisch plan voor persoonlijke ontwikkeling en successieplanning en in 2013 hebben we het Management Development-programma geïntroduceerd, dat een breed scala aan managementvaardigheden bestrijkt.
De introductie, in 2014, van een programma voor de ontwikkeling van teamleiders en ‘high potentials’ was de volgende logische stap in dit proces. We hebben dit programma in 2015 verder uitgerold en plaveien daarmee de weg voor de volgende generatie leidinggevenden. We voerden ons tweejaarlijkse medewerkersonderzoek uit; hiermee kunnen wij zien of wij in de ogen van de medewerkers op de juiste koers zitten en waar en hoe we ons kunnen verbeteren om nog effectiever te worden.
Het medewerkersonderzoek van afgelopen jaar heeft bevestigd dat we inderdaad op de goede weg zijn; we noteerden een score van 8,0 vergeleken met 7,8 in 2013.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen
Bouwinvest opereert niet in een vacuüm, maar streeft ernaar een actieve en positieve rol te spelen in de wereld om ons heen. We bevorderen actief de renovatie van wijken in Nederlandse stadscentra, zowel op hoofdkantoorniveau als via onze sectorfondsen, en moedigen onze medewerkers aan deel te nemen aan maatschappelijke initiatieven.
Bouwinvest verlengde opnieuw de partnerschap met het liefdadigheidsfonds HomePlan, dat huizen bouwt voor de armsten in deze wereld. Gedurende een eerste periode van drie jaar zal Bouwinvest een vast bedrag doneren ten behoeve van de huizenprojecten. Daarnaast worden onze eigen mensen aangemoedigd deel te nemen aan initiatieven verspreid over de hele wereld. In oktober 2015 hebben twee medewerkers van Bouwinvest tijd doorgebracht in Zuid-Afrika en, met een team van HomePlan, huizen gebouwd in de sloppenwijk van Pomeroy in de provincie KwaZulu NatalSan. Vier gezinnen konden hierdoor nog voor de kerst een nieuw huis betrekken.
In Nederland is het momenteel erg moeilijk voor jonge mensen om de arbeidsmarkt te betreden. Bouwinvest wil het aantal stagiaires dat we jaarlijks aannemen daarom verhogen, zodat we meer jonge mensen een kans kunnen geven om te werken in een zeer professionele omgeving en waardevolle werkervaring op te doen.
Bij de aanbesteding van Facility Management-diensten, zoals catering en schoonmaakdiensten, is billijk en verantwoord personeelsbeleid bij zakenpartners tegenwoordig onderdeel van het selectieproces. Behalve de prijs is nu ook maatschappelijke verantwoordelijkheid een doorslaggevend criterium bij de keuze van een nieuwe partner en tevens onderdeel van onze Service Level Agreements.
Voor meer informatie over de MVO-initiatieven van Bouwinvest raadpleegt u het hoofdstuk ‘Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)’ elders in dit jaarverslag.